Een digitaal batchrapport heeft grote voordelen: het is sneller, eenvoudiger, completer en betrouwbaarder. Maar hoe pak je het aan?

De batchrapportage is van oudsher een belangrijk rapport in de voedingsmiddelenindustrie. Het omvat immers een overzicht van alle metingen en controles die bij de productie van een batch zijn uitgevoerd.

Bij veel voedingsmiddelenfabrikanten is de batchrapportage op papier of als pdf nog steeds leidend bij klachtonderzoek of als ondersteuning voor de vrijgave van een batch.

Soms gaat het om een stapel papier van wel dertig pagina’s dik: een standaard rapportage vanuit de procesbesturing, aangevuld met de goede bedoelingen van ijverig registrerende operators en kwaliteitscontroleurs.

En aan het eind van de rit de kwaliteitsafdeling die met zo’n stapel papier de vrijgave onderbouwt of moet uitvinden wat de reden kan zijn van een klacht. Of de technoloog die op basis van zo’n papieren batchrapportage iets verstandigs probeert te concluderen waarom de ene batch wel goed is en de andere niet. Niemand in de voedingsmiddelenindustrie kijkt er vreemd van op: al dat papier en die pdf-bestanden. En niemand wordt er gelukkig van.

Maar die tijd is voorbij. Stop er maar mee. De informatie die erop staat is vaak toch niet helemaal betrouwbaar, soms incompleet, slecht leesbaar en te weinig overzichtelijk. En de registraties kosten de mensen op de werkvloer onnodig veel tijd. Tijd die ze beter kunnen besteden aan het monitoren en verbeteren van het productieproces.

Eigenlijk is zo’n batchrapport een mooie graadmeter om te zien hoever jouw fabriek is op het pad van digitalisering. Want als je digitalisering op orde is, heb je geen batchrapport meer nodig. Dan heb je een informatiesysteem waar alle informatie automatisch bij elkaar komt, en waar je elke afwijking direct inzichtelijk hebt, samen met functies voor trending en analyses. Dat is sneller, betrouwbaarder, completer en beter. Hoe pak je dat aan: van batchrapport naar batch-overzicht?

Eerst even terug naar de basis: in een batchrapport heb je alle informatie bij elkaar die betrekking heeft op een bepaalde productiebatch. Dat gaat dan over grondstofmetingen door het lab en QA controles om de hygiëne te waarborgen. Ook over de opstartcontroles en lijnlab controles door operators. Of over in-line metingen vanuit de besturing, zoals doseringen, verblijftijden, temperaturen en gewichten. En denk ook aan reinigingen en de eindproductcontroles door het lab, enzovoorts. Kortom: alles wat er is gecontroleerd, geregistreerd en vastgelegd over hoe deze batch tot stand gekomen is.

Een mix dus van allerlei gegevens die in verschillende systemen is vastgelegd. In het lab worden de metingen veelal vastgelegd in een LIMS systeem (laboratorium informatie systeem), of een kwaliteitsmodule van het ERP (bedrijfs)systeem. En soms zelfs in Excel. De data vanuit de besturing wordt vaak gelogd in SCADA of een historian. Operators vullen formulieren in met opstartcontroles en uurcontroles. In het lijnlab worden de metingen misschien opgeslagen in MES-software (manufacturing execution) of misschien in Excel. En dan hebben we ook nog de meetapparatuur die vaak een eigen database heeft, zoals weegschalen, vision-systemen en lab apparatuur.

Een veelheid aan systemen dus. Hoe krijg je nou handig overzicht op alle informatie die in die systemen wordt vastgelegd over een bepaalde batch: een digitaal batchrapport?

Een eerste stap is vaak om data vanuit de procesbesturing te ontsluiten. De software van HAI heeft standaard connectoren waarmee de data vanuit de besturing uitgelezen wordt. Hiermee heb je automatisch al een groot deel van de informatie die nodig is voor je batchregistratie te pakken. Zo heb je al een belangrijk deel van je digitale batchrapport te pakken.

Bijkomend voordeel is dat een flink deel van de operator controlelijsten nu komt te vervallen, want ze hoeven immers geen procesdata handmatig te noteren. Met het succes van het beschikbaar maken van de procesdata komt er vanzelf enthousiasme om ook andere databronnen te koppelen. Of dat nu is vanuit het lab, vanuit ERP of vanuit bijvoorbeeld weegschalen.

Hoe je het ook wendt of keert, er blijven altijd nog een aantal metingen of registraties over die niet vanuit een database kunnen worden uitgelezen. Denk aan organoleptische keuringen, QA inspecties, opstartcontroles, etc. Hiervoor kun je in de HAI software eenvoudig handige invoerschermen opzetten. Zo worden de handmatige controles ook automatisch onderdeel van de totale batchregistratie.

Nu heb je in één database alle informatie bij elkaar van de handmatige registraties en de automatisch verzamelde data. Informatie over de grondstoffen, doseringen, procescondities, storingen, lijnsnelheid, operator controles, eindproductkwaliteit, enz. Een mooie basis voor een digitaal batchrapport!